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Adjoint administratif, adjointe administrative aux conseillers

 

Relevant de la direction générale, l’adjoint administratif aux conseillers accompagne, soutien et aide l’équipe de conseillers en emploi sur tout le territoire de la Montérégie. Il est en support au traitement de diverses tâches administratives afin de gagner en efficacité organisationnelle. Il effectue toutes autres tâches connexes, le tout en accord avec les procédures et règles internes de l’organisation.

REPONSABILITÉS

  • Assister l’équipe des conseillers en emploi dans la gestion des tâches administratives incluant le travail de bureau et sur demande apporter une aide à la réception.
  • Assurer les visites des points de service selon la fréquence établie par la direction et des besoins organisationnels.
  • Travailler en étroite collaboration avec la coordination, les chefs d’équipe et les rôles-conseil.
  • Être responsable du système de classement des dossiers physiques et informatiques des clients ainsi que des documents du centre de documentation.
  • Préparer et faire le montage et l’assemblage de divers documents et dossiers (pochettes de présentation, guides, cahiers de messages téléphoniques, dossiers PPE, SAE, etc.).
  • Collaborer, sur demande, à la mise à jour des procédures et des politiques administratives.
  • Organiser, coordonner la logistique lors des assemblées, des réunions et de toutes autres activités de l’organisme (invitation, réservation de salles, traiteur, équipement et autres) en assurant leur bon fonctionnement et rédiger les comptes rendus.
  • Rédiger des lettres, mémos, notes de service et courriels tout en veillant à la qualité de la production de toute documentation interne et externe du bureau, en respectant l’image de l’organisation.
  • Produire les données statistiques pour les différentes instances.
  • Effectuer la correction de divers documents la saisie de données, les mises à jour des divers documents.
  • Contribuer à l’intégration des nouveaux employés.
  • Assurer le service à la clientèle au besoin.

 

ASPECTS COMPORTEMENTAUX À DÉMONTRER

  • Excellent sens de l’organisation et capacité démontrée à produire des résultats dans un environnement en perpétuelle évolution.
  • Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, tact et capacités éprouvées à atteindre les objectifs.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale, aptitudes pour l’écoute et la communication, et capacité à entretenir avec tact de solides relations de travail.
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front.
  • Capacité à travailler en autonomie et en équipe, avec un souci du détail, une gestion efficace du temps et une capacité d’adaptation aux différentes situations.
  • Capacité à faire preuve de discrétion.

 

EXIGENCES ACADÉMIQUES ET AUTRES

  • Posséder un diplôme collégial en secrétariat, technique de bureau ou expérience pertinente.
  • Posséder au moins cinq ans d’expérience dans un milieu de travail professionnel à titre d’adjoint à la direction, adjoint administratif ou coordonnateur de projet.
  • Maîtriser le français parlé/écrit, anglais un atout.
  • Compétences avancées dans la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, TEAMS) et dans la gestion de courriels et de calendriers (Outlook).
  • Posséder un véhicule et un permis de conduire valide.
  • Horaire de travail : 35 heures par semaine
  • Salaire offert : 41 144 $ à 51 430 $ annuellement (selon l’échelle salariale en vigueur)
  • Avantages sociaux : assurances collectives, régime de retraite et autres en vigueur suite à la période probatoire.
  • Point d’attache : Longueuil

 

La personne intéressée doit faire parvenir son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation par courriel à l’adjointe à la direction, madame Sophie Jussaume

Courrier électronique : sophie.jussaume@sdem-semo.org

Site Internet : http://www.sdem-semo.org