Poste régulier à temps complet (app. interne secrétaire administratif.ve).

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

La personne de cette classe d’emploi :
– Produit et maintien à jour l’état d’avancement des projets de recherche et en assure les suivis dans le progiciel l’écosystème de l’inventaire du financement de la recherche (IFR).
-Compose des documents, conçoit et rédige la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
-Tient à jour l’agenda du directeur adjoint à la recherche et à l’innovation et organise les activités liées aux rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis. Elle communique les informations relevant de sa compétence.
– Tient à jour les données qui influencent les budgets du Service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.
– Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
-Est responsable de la gestion documentaire du service.
– Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
– Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe

Exigences du poste: Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente. PROFIL RECHERCHÉ - Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat. - Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises. - Démontrer une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite. - Faire preuve de jugement et d’une très grande discrétion. - Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Microsoft Office particulièrement Outlook, Word intermédiaire et Excel de base. L’ensemble des connaissances et aptitudes requises sera évalué par divers tests notamment : -test de français. -test des logiciels de la suite Office de Microsoft dont Word intermédiaire et Excel de base. -une entrevue.Horaire de travail: 8 h à 16 h ou 8 h 30 à 16 h 30 (avec possibilité de télétravail)