Poste régulier à temps complet.

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne accomplit les tâches reliées à l’accueil de la clientèle pour les services d’aide individuel à l’élève, soit :

-Répondre aux demandes d’information des étudiants sur les programmes, conditions d’admission;
-Justifier les absences (selon les règles établies);
-Compléter les formulaires d’assurances pour les étudiants;
-Répondre aux appels téléphoniques, fournir l’information pertinente ou référer à la personne concernée;
-Gérer les agendas des aides pédagogiques individuels (API) pour la prise de rendez-vous des étudiants;
-Assurer le suivi des opérations relatives aux dossiers « Admission condionnelle », et « Demandes d’équivalences »;
-Préparer les contrats pour les étudiants en admission conditionnelle;
-Imprimer les relevés de notes du Ministère et les simulations de sanction sur Charlemagne;
-Émettre des factures pour l’émission de divers documents aux étudiant;
-Effectuer les tâches de secrétariat pour les professionnels (API, CO);
-Transcrire des textes et reproduit différents tableaux et graphiques, tenir à jour des banques de données et l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices;
-Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
-Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences du poste: Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente. PROFIL RECHERCHÉ -Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat; -Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises; -Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite; -Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Word et Excel et une connaissance de base du logiciel Access; L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue : -test de français; -test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire, Excel de base.Horaire de travail: 8 h à 16 h (possibilité de télétravail hybride)