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Ville de Boucherville

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1. Exercer auprès de son supérieur un rôle de support concernant l’administration courante. Effectuer le contrôle et suivi des dossiers administratifs, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, préparer les dossiers nécessaires aux rencontres des membres de l’équipe ou aux séances du conseil et faire des rapports à son supérieur.
2. Traiter les situations nécessitant une intervention rapide. Faire une évaluation sommaire de la situation, transmettre le dossier au personnel concerné et en effectuer le suivi.
3. Organiser et voir à la logistique des divers comités, conseils ou séances et des rencontres de travail de sa direction, de même qu’aux arrangements liés à d’autres activités de représentation (ex. colloque, formation, etc.).
4. Voir à la transcription pour les comités, commissions ou séances du conseil des compte rendus, procès-verbaux, résolutions et/ou des règlements et en assurer le suivi auprès des directions, organismes ou personnes concernées.
5. Recevoir, transmettre et gérer les appels téléphoniques. Répondre au public et donner des renseignements en respectant les règles de la confidentialité selon la procédure établie. Fournir des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la réglementation et, au besoin, donner des explications ou des précisions. Référer le demandeur à l’autorité compétente, au besoin.
6. Assurer un soutien administratif aux divers projets et activités courantes de la direction (programmes d’aide aux citoyens, etc.).
7. Effectuer des travaux de recherches. Recueillir et colliger des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports, articles, discours, lettres, tableaux, statistiques, à compléter des dossiers, à concevoir des formulaires ou à fournir de l’information.
8. Rédiger ou transcrire des projets de lettres, mémos, rapports, sommaires exécutifs, résolutions, certificats de trésorerie, tableaux et autres documents à l’aide d’un ordinateur.
9. Soutenir les membres de l’équipe dans la rédaction et la révision des appels d’offres, devis et bordereaux de demandes de prix. Transmettre l’information au service des approvisionnements.
10. Assurer le suivi de la correspondance et acheminer l’information aux personnes concernées.
11. Exercer les suivis requis au niveau des bons de commande, de la facturation et du budget de la direction, signaler les écarts observés. Collecter et compiler des données en vue de la présentation du budget.
12. S’assurer de l’approvisionnement nécessaire en fournitures de bureau et gérer le budget qui y est rattaché.
13. Soutenir le processus de gestion documentaire numérique. Effectuer le classement et l’archivage des dossiers.

Exigences du poste: • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou l’équivalent. • Posséder de deux (2) à trois (3) années d’expérience pertinente. • Excellente maîtrise de la langue française orale et écrite. • Sens développé de l’organisation, autonomie et flexibilité. • Esprit d’analyse et de synthèse. Discrétion, tact, courtoisie et confidentialité. • Capacité à travailler sous pression, avec des interruptions. • Connaissance de la suite Microsoft Office, Logiciel Unicité et Sé@o, un atout.Horaire de travail: 27 heures / semaine, du lundi au jeudi.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à emilie.lambert@boucherville.ca