NATURE DU TRAVAIL
Remplacement à temps complet pouvant aller jusqu’en janvier 2027 avec possibilité de prolongation.

Le rôle principal et habituel du ou de la titulaire consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et des procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du Service de la formation continue, plus particulièrement pour le secteur de la Reconnaissance des acquis et diagnostic des compétences (RAC-CDC).

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (À TITRE INDICATIF)
La personne de cette classe d’emploi :
Réalise une partie ou l’ensemble des travaux administratifs du service de la Reconnaissance des acquis et diagnostic des compétences (RAC-CDC).
Accueille, informe et répond aux demandes des personnes candidates, pouvant notamment être issues de l’immigration, par téléphone, courriel ou en présence. Elle donne les informations relevant de sa compétence et effectue les suivis et les relances en adoptant une approche empathique, inclusive et adaptée à leurs besoins.
Traite les diverses demandes, classe et repère les documents selon les méthodes établies.
Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment la suite Microsoft Office 365 et certains réseaux sociaux.
Tient à jour des banques de données, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda.
Organise et coordonne des réunions ou des rencontres, convoque les personnes participantes et prépare l’ordre du jour et la documentation électronique (Adobe Pro et Interceptum.
Participe à l’amélioration des processus et à la mise à jour de différents procéduriers.
Traite les références sur une plateforme gouvernementale, effectue l’ouverture, la mise à jour et le suivi des dossiers selon l’échéancier déterminé tout en assurant la conformité des documents.
Assure les suivis administratifs et les statistiques : compile les données, effectuer les relances avec constance, rigueur et autonomie, produit des rapports et créer des fichiers Excel incluant des calculs.
Prépare du matériel de présentation : conçoit des présentations ou documents selon les besoins, en assurant une mise en page professionnelle et visuellement attrayante.
Participer à la visibilité du service : création des publications Facebook et des encarts promotionnels avec Canva puis coordination des processus d’approbation.
Saisie et administre des questionnaires à l’aide de logiciels spécialisés.
Contribue à l’amélioration continue du service en identifiant et en proposant des opportunités d’optimisation des pratiques et des processus.
Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux activités du Service de la formation continue.