NATURE DU TRAVAIL

Poste régulier à temps complet

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs, plus particulièrement, en appui à la direction adjointe administrative, aux secteurs de l’international, de l’aide psychosociale, de l’aide financière et des activités communautaires.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De manière générale, la personne de cette classe d’emploi :

Coordonne les travaux administratifs des secteurs de l’international, de l’aide psychosociale, du communautaire et de l’aide financière. Est appelée à initier au travail et à coordonner le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation d’activités dont elle est responsable;
Accueille, informe, dirige et soutient les personnes étudiantes ayant des besoins en lien avec ses secteurs;
Effectue des tâches spécialisées en appui au secteur de l’aide financière, notamment la confirmation des renseignements scolaires, l’assistance technique à la personne étudiante pour l’accès à son dossier d’aide financière et l’aide aux logements;
Voit à la logistique des séjours à l’étranger, dont les réservations liées au transport et à l’hébergement en collaboration avec le personnel enseignant et avec le conseiller pédagogique à l’international. Selon les procédures établies, elle complète des demandes et des rapports auprès des partenaires financiers dans le respect des délais et contraintes;
En collaboration avec le conseiller pédagogique à l’international, elle organise et anime des séances d’information pour les personnes étudiantes et le personnel enseignant, dont une rencontre de démarrage, un atelier sur la collecte de fonds et l’évaluation de retour de stage international;
Effectue toutes les tâches en lien avec les assurances des personnes étudiantes de l’international : les informe des différentes options et assure le lien avec l’assureur afin de coordonner les informations;
Planifie et coordonne les activités d’accueil et d’intégration des personnes étudiantes de l’international
Formule des suggestions afin d’améliorer les processus dont elle est responsable. Elle participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel cadre ou professionnel et à leur mise en application;
Dans le domaine de la bureautique, elle planifie, organise et s’assure de la réalisation de toutes les activités selon les échéanciers prévus. Elle voit aux relations avec les autres unités administratives et les organismes externes et soutien la direction adjointe dans la planification de rencontres et la gestion de l’agenda;
Gère les boites courriel associées à ses secteurs ainsi que les calendriers de prise de rendez-vous lorsque requis;
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.