Sous la supervision du Chef de service – Approvisionnements, l’agent(e) d’approvisionnement effectue diverses fonctions administratives ayant trait aux différentes étapes du cycle d’approvisionnement telles que : l’élaboration, la rédaction, le suivi et l’intégrité des processus d’appels d’offres, l’étude des soumissions, et ce, afin d’obtenir les biens et services requis par les directions municipales en application des lois et des politiques en vigueur.

• Accompagne et conseille le requérant dans les processus d’approvisionnements selon l’analyse des besoins, les lois et les politiques en vigueur;
• Analyse, vérifie et évalue les besoins du requérant et précise les spécifications, la nomenclature, la quantité et la qualité des biens, services et services professionnels à acquérir;
• Établi la gestion de l’échéancier du processus d’approvisionnement complet, dès la réception de l’échéancier des livrables de son supérieur jusqu’au moment de l’adjudication du contrat et recommande à son supérieur leur attribution en conformité des procédures et règlements internes;
• Effectue des recherches sur les normes associées aux produits et services; propose des
  produits équivalents, si possible, et effectue des recherches sur les méthodes de rédaction de devis, (bench marking) leur aspect légal, et ce, en tenant compte des nouveaux cas de jurisprudence; émet des recommandations;
• Effectue une analyse de marché, soit évaluer la capacité du marché à répondre aux impératifs du requérant, soit les coûts, la qualité, les délais, la quantité et toutes autres conditions et spécifications;
• Conseille selon les besoins du requérant certaines conditions et options contractuelles
  applicables; identifie différents scénarios d’approvisionnements pour en venir à obtenir les produits, services généraux ou services professionnels qui répondent le mieux aux besoins exprimés, et cela au meilleur coût;
• Participe à la rédaction d’appel d’offres, la préparation et à la révision des devis, des addendas et tous autres documents nécessaires, les valide, les corrige s’il y a lieu, durant le processus d’approvisionnement;
• Procède à l’ouverture des soumissions et à la vérification complète de la conformité
  administrative de tous les documents officiels et légaux de toutes les soumissions reçues et émet ses recommandations à son supérieur;
• Dans le cadre des appels d’offres en services professionnels, agit à titre de secrétaire de comité de sélection lors des plénières. Assure la logistique des rencontres, communique et encourage les échanges pendant les plénières;
• Agit à titre d’interlocuteur officiel entre les divers intervenants, particulièrement entre les soumissionnaires potentiels et le requérant, afin que le processus soit transparent, intègre et équitable;
• Applique les lois, les règlements, la législation et les procédures en vigueur;
• Se déplace conformément à ses activités, sur les différents lieux ou chantiers pour lesquels des visites individuelles sont requises afin de prendre en note les différentes questions des soumissionnaires potentiels et de garantir l’intégrité du processus d’approvisionnement;
• Rempli et consulte les différents fichiers sur les fournisseurs et marchandises en relevant les sources d’approvisionnements;
• Cette description n’est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. L’employé peut être appelé à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.